Khám phá quy trình check-out trong khách sạn mà nhân viên lễ tân cần nắm rõ

Cùng với check-in, check-out là quy trình diễn ra hằng ngày trong khách sạn mà Lễ tân cần phải thực hiện trong ca làm việc của mình. Nắm bắt được cách làm sẽ giúp công việc của Lễ tân diễn ra suông sẻ, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.

Không chỉ có nhiệm vụ đón tiếp hay giải đáp các thắc mắc của khách hàng, nhân viên Lễ tân còn là người chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục check-in, check-out diễn ra trong khoảng thời gian làm việc của mình. Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng nếu không thực hiện đúng và đầy đủ sẽ mang lại nhiều rắc rối cho cả khách hàng lẫn khách sạn khi có sự cố xảy ra. Chính vì thế, quy trình check-in, check-out là kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn cần thiết mà bất kỳ Lễ tân nào cũng phải nắm rõ. Với mong muốn giúp những Lễ tân hiểu rõ hơn về quá trình thực hiện và hoàn tất thủ tục check-out, Sao Thái Bình sẽ cung cấp các thông tin hữu ích trong bài viết dưới đây:

Quy trình check-out trong khách sạn

Bước 1: Chào đón khách hàng khi khách tiến vào quầy ngỏ ý muốn check-out.
Bước 2: Đặt câu hỏi liên quan đến những chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú của khách.
Bước 3: Tiến hành nhập các chi phí phát sinh vào hệ thống.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ chí phí bao gồm giá phòng cố định và chi phí phát sinh. Xác nhận lại với khách hàng.
Bước 5: In hóa đơn cho khách kiểm tra thêm lần nữa và xác nhận phương thức thanh toán với khách hàng.
Bước 6: Thông báo tỷ giá, áp dụng các hình thức quy đổi tiền nếu khách hàng sử dụng ngoại tệ, ghi chú lại hình thức thanh toán lên hóa đơn.
Bước 7: Kiểm tra lại tin nhắn xem có đồ đạc nào cần gửi trả lại cho khách hàng hay không.
Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng và trả giấy tờ mà khách sạn lưu giữ trước đó cho khách hàng.
Bước 9: Cập nhật tình hình về tình trạng phòng mà khách đã sử dụng nhằm đảm bảo tài sản của khách sạn vẫn tốt.
Bước 10: Thăm dò mức độ hài lòng về dịch vụ khách sạn và thái độ phục vụ nhân viên của khách hàng, ghi nhận và chào tạm biệt.

Một số tình huống thường xảy ra trong quá trình check-out tại khách sạn

– Check-out trễ: Tại các khách sạn đều có quy định giờ check-out, thông thường là 12h trưa. Có thể vì một vài lý do nào đó, khách hàng sẽ check-out trễ, điều này có thể sẽ ảnh hưởng đến quá trình dọn dẹp phòng hay đón tiếp khách mới. Ngoài ra, dù bị trễ nhưng nhiều người vẫn không hài lòng hoặc không muốn phải trả thêm chi phí cho việc trễ đó. Do vậy, nhân viên Lễ tân nên nhắc nhở cho khách biết quy định của khách sạn để tránh phiền hà.
– Check-out sớm: Tùy thuộc vào quy định của khách sạn và thời điểm check-out của khách hàng so với lịch đặt phòng mà nhân viên Lễ tân xử lý linh hoạt cho khách.
– Check-out nhanh: Thường áp dụng vào mùa cao điểm, khách hàng sẽ nhận được biểu mẫu check-out nhanh và hóa đơn thanh toán trước một ngày để điền vào và tiến hành ủy quyền thanh toán hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng.

>>> Đọc thêm: Những câu hỏi phỏng vấn buồng phòng thường gặp

Bộ phận Lễ tân được xem là hình ảnh đại diện cho khách sạn, chính vì thế trong quá trình làm việc, dù gặp phải những vấn đề khó khăn trong quá trình làm thủ tục check-out tại khách sạn, thì nhân viên lễ tân cũng cần thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhiệt tình, để lại ấn tượng tốt trong lòng du khách.