Cách tiếp nhận thông tin đặt buồng khách sạn của bộ phận Lễ Tân.

Bộ Phận lễ tân Khách sạn  luôn được xem là “bộ mặt” của mỗi khách sạn, nhà nghỉ, nhà hàng.... Không chỉ có nhiệm vụ làm "vui lòng khách đến, hài lòng khách đi" mà nhân viên lễ tân còn làm những công việc khác liên quan đến vị trí công việc của mình như Thực hiện quy trình check-in, Tư vấn, bán dịch vụ cho khách, Phục vụ khách trong thời gian lưu trú, Thực hiện quy trình check-out...

Vậy Lễ tan khách sạn tiếp nhận thông tin đặt buồng của khách bằng phương pháp nào? hãy cùng Sao Thái Bình tình hiểu nhé

Hệ thống đặt buồng theo tiêu chuẩn được sử dụng trong khách sạn là hệ thống thủ công hoặc hệ thống đặt buồng tiêu cuẩn bằng thiết bị máy tính. Hiện nay, phương pháp đặt buồng bằng thiết bị máy tính được rất nhiều khách sạn sử dụng bằng hẹ thống phần mềm và phần cứng máy vi tính để quản lý các cuộc đặt buồng của mình. Tuy nhiên ở Việt Nam vẫn còn một số khách sạn sử dụng phương pháp thủ công để tiếp nhận thông tin đặt buồng của khách.

1. Hệ thống đặt buồng bằng phương pháp thủ công

Phương pháp này thường sử dụng rất nhiều bảng mẫu và sơ đồ khác nhau như:

- Phiếu đặt Buồng: Các khách sạn thường sử dụng phiếu đặt buồng để đảm bảo mọi thôn gtin được tập hợp lại trong hệ thống biểu mẫu tiêu chuẩn. và được xếp theo thứ tự chữ cái và ngày đến của khách. 

- Hồ sơ khách hàng: là hồ sơ lưu lại thông tin cá nhân khách đã lưu trú tại khách sạn, những thông tin về hồ sơ của khách sẽ giúp khách sạn nắm băt được nhu cầu của khách để có thể đáp ứng và phục vụ tốt hơn.

- Hồ sơ mức giá hợp đồng: Là những hồ sơ ghi lại các thông tin chi tiết của hợp đồng giữa khách sạn và khách liên quan đến mức buồng và các điều kiện khác nhân viên đặt buồng phải kiểm tra xem lại hồ sơ này trước khi phát giá .

- Nhật ký đặt buồng, sổ đặt buồng tất cả hồ sơ đặt buồng phải được lưu giữ tại đây theo ngày khách đến, và được cập nhật và sắp xếp một cach khoa học.

- Biểu đồ đặt buồng, sơ đồ đặt buồng...., Danh sách khách dự định đến trong ngày và danh sách khách dự định đến trong tuần. để có thể biết số lượng buồng nào có thể cho thuê được và kiểu loại của chúng.

2. Hệ thống đặt buồng bằng máy vi tính

Hiện nay rất nhiều khách sạn áp dụng cho việc đặt phòng bằng hệ thống máy vi tính , và các thiết bị khác, máy vi tính được coi như là khi lưu giữ số liệu, rất phù hợp cho việc lưu giữ số lượng lớn thông tin cần được xử lý theo nhiều phương pháp  đặc biệt hệ thống máy tính sẽ thuận lợi hơn cho việc kiểm soát thông tin và lưu trữ tài liệu . Tất cả các thông tin đặt buồng được lưu giữ vào một file. Các thông tin về khách và các cuộc đặt buồng cá nhân ngày tháng và các chi tiết khác có thể lấy ra theo yêu cầu. Hệ thống máy tính có thể lấy ra những yêu cầu đặt buồng, những thay đổi hay hủy bỏ đặt buồng. Nó có thể hiện lại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau bằng phương pháp chính xác và hiệu quả.

Hệ thống đặt buồng được vi tính hóa là bước tiến đàu tiên trong hồ sơ điện tử theo khách suốt quá trình lưu trú tại khách sạn, thu thập thông tin để tính hóa đơn và giúp bộ phận quản lý có cơ hội tìm hiểu xu hướng tiêu dùng của khách và tìm ra cách phục vụ khách tốt nhất.

Khách đặt buồng mở trang nhật ký khách hàng và ghi lại các thông tin lai lịch của khách và mở tài khoản ghi đặt cọc nếu có.

Khi khách đến khách sạn nếu khách đặt buồng trước thì nhân viên lễ tân ghi lại số buồng của khách và mở tài khoản ghi lại các chi phí của khách qua hệ thống máy vi tính. Nếu khách không đặt buồng trước nhân viên lễ tân sẽ mở nhật ký khách hàng và mở tài khoản để ghi các chi phí của khách.

Trong thời gian khách lưu trú thì nhân viên lễ tân luôn phải cập nhật các chi phí dịch vụ vào tài khoản của khách hàng và các giao dịch khác vào nhật ký của khách hàng.

Khi khách thanh toán nhật ký khách hàng sẽ tổng hợp chi phí trở thành nhật ký thanh toán vầ căn cứ vào đó để in hóa đơn thanh toán cho khách hàng.

Sau khi khách trả buồng nhật ký khách hàng sẽ được lưu lại các thông tin cần thiết để biết được giá phòng cho khách các nhu cầu sở thích của khách để lần sau có thể phục vụ khách được chu đáo hơn.

>>> Xem thêm 3 loại khăn khách sạn resort nào cũng phải có (tại đây).

Ngoài ra hệ thống máy tính có thể được nối mạng với máy tính trung tâm và kết nối với nhau trên hệ thống để mọi người ở các bộ phận quản lý khách nhau có thể kiểm tra thông tin và trao đổi thông tin với nhau một cách tuận tiện nhất.