Một số phương pháp quản lý hệ thống thông tin khách hàng trong khách sạn hiện nay.

Ngày nay, với thời đại ngày càng phát triển hệ thông công nghệ 4.0 đang được áp dụng rất nhiều vào đời sống nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của con người. Trong các khách sạn hiện nay cũng sử dụng rất nhiều máy tính cho ở các bộ phận khác nhau và nhiều hệ thống phần mềm được các khách sạn đưa vào sử dụng để giúp cho việc quản lý khách sạn đạt hiệu quả cao hơn.

Vậy làm thế nào để quản lý được thông tin và và hồ sơ về khách hàng.

Khi khách đến lưu trú và nghỉ tại khách sạn nhân viên lễ tân thường phải lưu lại tất cả những thông tin về những khách hàng đã nghỉ tại khách sạn như:

- Tên khách, địa chỉ, điện thoại....

- Kiểu buồng khách thích

- Mức giá buồng

- Khách muốn dùng loại buồng đậc biệt nào

- Giá buồng 

- Mức giá buông khách thuê lần trước 

- Thông tin cá nhân ngày sinh ....

Có những khách từng nghỉ tại khách sạn nhiều lần. Do đó, khách sạn có thể nắm được thói quen yêu cầu của khách khi đến thuê buồng. Những thông tin này phải được lưu lại trên hồ sơ khách hàng để khi khách hàng gọi điện đến đặt buồng nhân viên lễ tân sẽ biết được thôn tin về khách và biết khách hàng đã từng nghỉ tại khách sạn này để có thể cung cấp các dịch vụ cho phù hợp với khách, làm thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách và tăng doanh thu cho khách sạn. Nhưng thông tin đó bao gồm:

- Khách thích ăn gì vầ uống loại rượu nào.

- Khách thích uống cafe hay chè vào buổi sáng.

- Khách thích đọc báo gì ....

Nhân viên lễ tân sẽ biết được khách nghỉ tại khách sạn của mình lần cuối là khi nào để mời khách lần sau lại đến với khách sạn.

>>> Xem thêm 7 Quyển sách hay về quản trị khách sạn (tại đây)​​​​​​​

Các bộ phận như nhà hàng, quầy 3, quầy bán lẻ khu dịch vụ và vui chơi giải trí. nhà ăn... sau khi khách đã sử dụng những loại dịch vụ này thì gửi lại tất cả các hóa đơn dịch vụ qua bộ phận thanh toán hóa đơn qua bộ tài khoản quản lý của lễ tân để lễ tân kiểm các bộ phận liên quan có thể kiểm tra và thống kê lại xem những mặt hàng nào bán chạy, nhứng hàng nào còn tồn kho dịch vụ nào mà khách thường sử dụng...để có thể đưa ra những điều chỉnh cho phù hợp nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh cho khách sạn.