Quy trình đặt phòng khách sạn

Bạn có biết quy trình đặt phòng khách sạn gồm những bước nào? Và từng bước sẽ cần đến những yếu tố gì, thủ tục ra sao? Là một vị khách sắp có chuyến đi du lịch hoặc nghỉ dưỡng tại khách sạn, chắc chắn bạn nên tìm hiểu kỹ về quy trình đặt phòng của khách sạn. Bài viết này sẽ chia sẻ cùng bạn về vấn đề đó.

Các bước trong quy trình đặt phòng khách sạn ai cũng nên biết

Đầu tiên chúng ta sẽ cùng tì hiểu chi tiết về các bước trong quy trình đặt phòng khách sạn. Dù là quy trình đặt phòng trực tiếp tại khách sạn, hay thông qua điện thoại, thì bạn cũng cần phải tuân thủ một vài các bước được mỗi khách sạn đó quy định nên.

Cụ thể quy trình nhận đặt phòng khách sạn sẽ được thực hiện bởi các bước sau:

Bước 1: Xác nhận yêu cầu đặt phòng, cụ thể nhân viên lễ tân sẽ cần ghi nhớ các thông tin như:

Tên khách, đoàn khách, người đại diện đặt phòng
Địa chỉ, SĐT, số Fax, mã vùng….
Số lượng khách
Kèm các thông tin về việc đặt phòng như:
Ngày, giờ đến của khách và thời gian lưu trú.
Số lượng phòng và loại phòng.
Giá phòng và hình thức thanh toán
Loại đặt phòng
Các yêu cầu khác của khách
 

Bước 2: Check khả năng đáp ứng phòng của khách sạn, là bước bắt buộc dù đó là quy trình đặt phòng qua điện thoại hay trực tiếp

Cụ thể trong quá trình đặt phòng khách sạn, sau khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ check tình trạng phòng khách sạn xem có đáp ứng được nhu cầu hay không.
 

Bước 3: Nhập thông tin đặt phòng vào hệ thống

Để quy trình nhận phòng khách sạn được thuận lợi nhất, thì lúc đặt phòng khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ cần nhập lại toàn bộ thông tin lên hệ thống. Dựa theo 2 mẫu cho khách lẻ và khách đoàn.
 

Bước 4: Xác nhận lại thông tin và lưu thông tin

Theo quy trình đặt phòng tại khách sạn nhân viên sẽ phải check lại toàn bộ thông tin trên hệ thống nhằm tránh tình trạng đặt ảo hoặc khách thay đổi quyết định mà quên báo. Dẫn tới các lỗi khác trên hệ thống. Đồng thời với việc này thì cũng gọi lại cho khách hàng để xác nhận lại các thông tin đặt phòng đó là đúng hay sai.
 

Bước 5: Cập nhật tình hình đặt phòng

Đây là việc làm mà lễ tân cần cập nhật hằng ngày, để khi có order mới từ khách hàng, tiếp nhận một quy trình nhận đặt phòng của khách sạn đều có thể check một cách chính xác nhất tình trạng phòng. Hỗ trợ khách trong quy trình hủy đặt phòng khách sạn khi có yêu cầu.
 

Những lưu ý trong quy trình đặt phòng khách sạn

Để có được một quy trình đặt phòng khách sạn thuận lợi, đúng chuẩn, tránh sai sót tối đa, khi nhận một thông tin đặt phòng, lễ tân cần đảm bảo được các yếu tố về:

- Thanh toán trước toàn bộ tiền phòng
- Hoặc đặt cọc theo quy định của khách sạn
- Đảm bảo bằng thẻ tín dụng
- Tài khoản của công ty phải có hợp đồng với khách sạn

Tiếp theo đó là ghi nhớ và cập nhật thông tin một cách chính xác, vì đôi khi quy trình đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh khiến bạn nắm không hết thông tin. Trong trường hợp nghe chưa rõ, hãy xin lỗi và hỏi lại khách hàng về yêu cầu của họ.

Như vậy, chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình đặt phòng khách sạn gồm những bước nào rồi nhé. Dù là một lễ tân hay một du khách, tin chắc bạn cũng nên bỏ túi những kinh nghiệm nay khi có ý định lưu trú tại khách sạn.