Lễ tân khách sạn là gì? Nhiệm vụ, chức năng chính

Lễ tân khách sạn là gì? Nhiệm vụ, chức năng chính của lễ tân khách sạn? Đây đã và đang là vấn đề được rất nhiều người thắc mắc, đặc biệt là đối với các bạn trẻ đang học theo ngành khách sạn. Hãy cùng chúng tôi giải đáp thắc mắc ngay sau bài viết dưới đây nhé!

Lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân khách sạn là gì?

Lễ tân khách sạn là gì? Lễ tân là một trong các bộ phận quan trọng trong cơ cấu hệ thống khách sạn. Bộ phận lễ tân là nơi tiếp đón khách hàng, chịu trách nhiệm đặt phòng, đặt bàn, trả phòng và giải đáp thắc mắc của khách hàng lưu trú. Lễ tân được sắp xếp vị trí ngay ở tiền sảnh, được xem là bộ mặt của toàn khách sạn.

Do đó, chất lượng phục vụ khách sạn phụ thuộc vào rất nhiều hoạt động của bộ phận lễ tân. Đòi hỏi nhân viên luôn cần phải làm việc chuyên nghiệp, thân thiện để gây thiện cảm với khách hàng.

Nhiệm vụ, chức năng của một lễ tân khách sạn là gì?

Nhiệm vụ, chức năng của một lễ tân khách sạn

Bộ phận lễ tân thực hiện các nhiệm vụ, chức năng chính như sau:

Trước khi đón khách

• Kiểm tra để nắm rõ thông tin tình trạng phòng: Số lượng phòng check in, số lượng phòng check out.
• Kiểm tra để nắm rõ thông tin số lượng bàn/phòng đặt trong ngày và những ngày gần kề
• Tổng hợp để điều chuyển thông tin các yêu cầu đặc biệt của khách hàng đến các bộ phận liên quan để phục vụ kịp thời.
• Liên lạc và kiểm tra với bộ phận buồng phòng để chắc chắn phòng đã được dọn dẹp, sẵn sàng đón tiếp lượt khách mới.

Làm thủ tục nhận phòng (check in) cho khách hàng

• Chào hỏi đón tiếp khách hàng khi đến khách sạn
• Tiếp nhận thông tin đặt phòng và làm thủ tục check-in đặt phòng trên hệ thống và hoàn tất hồ sơ cho khách hàng
• Thông tin đến các bộ phận liên quan và hướng dẫn khách hàng đến nhận phòng

Tư vấn, giải quyết vấn đề của khách

• Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ tiếp nhận, giải đáp và giải quyết thắc mắc của khách hàng
• Thông tin đến các bộ phận liên quan để giải quyết khiếu nại của khách nhanh chóng nhất

Làm thủ tục trả phòng (check out) cho khách

• Thống kê lại các dịch vụ, sản phẩm khách sử dụng trong quá trình lưu trú
• Cập nhật và in hoá đơn cho khách
• Thông báo số tiền khách cần trả trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ
• Nhận tiến và thanh toán tiền thừa cho khách
• Hoàn trả lại giấy tờ tuỳ thân cho khách hàng
• Tạm biệt, cảm ơn khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ tại khách sạn

>>> Xem thêm: Một Nhân Viên Buồng Phòng Khách Sạn Phải Làm Những Việc Gì?

Bộ phận lễ tân khách sạn cần có những yêu cầu gì?

Bộ phận lễ tân khách sạn cần có những yêu cầu gì?

Để ứng tuyển vào vị trí lễ tân khách sạn bạn cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:

Yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ

• Tốt nghiệp các lớp đào tạo nghiệp vụ lễ tân chuyên nghiệp, có thời gian thực hành tại vị trí ít nhất 06 tháng.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt, thân thiện và tạo sự thoải mái cho khách hàng
• Có kỹ năng xử lý thông tin, khiếu nại của khách hàng một cách khéo léo và nhẹ nhàng.
• Kỹ năng tổng hợp thông tin, nắm rõ quy định, nguyên tắc riêng của khách sạn
• Nắm rõ toàn bộ hoạt động của khách sạn để giới thiệu đến khách hàng nhanh chóng, đúng với nhu cầu

Yêu cầu về ngoại ngữ

Ngoài nghiệp vụ chuyên môn thì bộ phận lễ tân cũng cần đòi hỏi phải biết ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Lễ tân là nơi đón tiếp khách hàng, thường xuyên giao tiếp vì thế kỹ năng nghe nói tiếng anh đặc biệt quan trọng. Và đây cũng được xem là lợi thế cạnh tranh cho các ứng viên vào vị trí này tại các khách sạn hạng sang.

Yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp

• Nhân viên lễ tân cần nhanh nhẹn, xử lý tình huống bình tĩnh và cẩn thận
• Thái độ niềm nở, vui vẻ, chân thành để tạo thiện cảm cho khách hàng
• Cần có đức tính tỉ mỉ, tính tập trung cao
• Lịch sự và tôn trọng và bảo mật thông tin cho khách hàng
• Tinh thần làm việc nhóm cao, hỗ trợ và giúp đỡ các bộ phận khác

Yêu cầu về ngoại hình

Lễ tân là bộ phận đầu tiên khách hàng tiếp xúc khi đến khách sạn do đó yêu cầu về ngoại hình cũng rất được xem trọng. Thường thì nhân viên lễ tân sẽ đa số là người trẻ nằm trong độ tuổi từ 20 – 30 tuổi với yêu cầu:

• Gương mặt ưa nhìn, tươi tắn dễ gây thiện cảm với người đối diện
• Ngoại hình thanh mảnh, vóc dáng cân đối
• Phong cách ăn mặc gọn gàng, nụ cười thân thiện sẽ là điểm cộng
• Thể chất tốt đáp ứng hiệu quả công việc cao

Trên đây là bài viết giải đáp thắc mắc: Lễ tân khách sạn là gì? Nhiệm vụ, chức năng chính mà bạn cần biết. Ngoài ra, nếu bạn là chủ đầu tư và đang tìm kiếm địa chỉ phân phối đồ dùng khách sạn như: Đồ dùng buồng phòng, đồ dùng tiêu hao, trang thiết bị khách sạn,… thì liên hệ ngay đến số Hotline: 0985 18 12 19 để Sao Thái Bình tư vấn nhanh nhất bạn nhé!