Quy Trình Check Out Chuẩn Tại Khách Sạn Bạn Cần Biết

Hiện nay, rất nhiều bạn sinh viên đang theo học ngành Quản trị khách sạn và cũng có rất nhiều nhà kinh doanh đang theo định hướng kinh doanh lưu trú. Một trong những kiến thức ngành cơ bản nhất chính là quy trình check out và check in tại khách sạn. Trong nội dung bài viết này, Sao Thái Bình sẽ thông tin đến bạn những điều cần thiết đối với hoạt động check in/check out của khách sạn. 

Phân biệt rõ Check In và Check Out trong khách sạn

Phân biệt rõ Check In và Check Out trong khách sạn

Mặc dù về định nghĩa thì check in có nghĩa là hoạt động đầu vào, check out là đầu ra những một số bạn vẫn chưa hiểu rõ hết về hoạt động của 2 thuật ngữ này. 

Check in có nghĩa là gì?

Trong nghiệp vụ khách sạn, check in là quy trình thực hiện đăng ký và xác nhận để khách hàng có thể lưu trú tại khách sạn. Công tác này thường được thực hiện tại quầy lễ tân và có các bước tinh chỉnh hoặc giản lược đối với những quy mô khách sạn khác nhau. Đặc biệt là trong một khách sạn, nếu đối tượng khách hàng khác nhau thì quy trình này cũng có thể có một chút điểm khác biệt nhất định. 

Check out có nghĩa là gì?

Ngược lại với check in, quy trình check out là công tác mà khách sạn nhận thanh toán và xác nhận trả phòng cho khách hàng. Khách hàng cần phải thực hiện đúng các bước để đảm bảo doanh thu và một số bước tư vấn, hậu mãi cho khách hàng để đảm bảo uy tín cho khách sạn. Tại bước này, lễ tân cũng sẽ báo với bộ phận buồng phòng để thực hiện quy trình dọn phòng, chuẩn bị cho lượt khách tiếp theo. 

>>>Tham khảo thêm:

👉 Du Lịch Tiện Lợi Cùng Bộ Chiết Du Lịch Đa Năng

👉 Tuýp dầu gội sữa tắm cao cấp khách sạn

Quy trình check in của khách sạn - 10 bước cơ bản

Quy trình check in của khách sạn - 10 bước cơ bản

Tùy vào từng quy mô của khách sạn và mục đích lưu trú của khách hàng, các bước trong quy trình check in có thể thêm hoặc bớt. Tuy nhiên, dưới đây là 10 bước cơ bản nhất đối với công tác check in cho khách du lịch:

• Bước 1: Lễ tân chào đón khách hàng với thái độ niềm nở nhất và ghi nhận thông tin về dịch vụ lưu trú của khách hàng
• Bước 2: Lúc này, lễ tân cần phải kiểm tra xem khách đã đặt phòng trước hay chưa, nếu chưa thì phải tư vấn loại phòng, dịch vụ dựa theo yêu cầu của khách và tình hình, số lượng phòng của khách sạn.
• Bước 3: Cần đưa thông tin về loại phòng, giá phòng, phương thức thanh toán, các dịch vụ khuyến mã và dịch vụ đi kèm cho khách hàng nắm bắt. 
• Bước 4: Khi khách hàng đã đồng ý thì nhanh chóng ghi nhận thông tin lên hệ thống và báo cho bộ phận liên quan chuẩn bị phòng cho khách. 
• Bước 5: Lễ tân phải tin thông tin cá nhân của khách và mượn giấy tờ tùy thân (thường là CCCD) để làm thủ tục cho khách hàng ký xác nhận đặt phòng.
• Bước 6: Trong quá trình phòng được chuẩn bị, tư vấn thêm cho khách hàng về những điểm du lịch, giá thành chi tiêu các dịch vụ giải trí hoặc ẩm thực ở địa phương
• Bước 7: Hỏi thăm khách hàng xem họ có yêu cầu gì đặc biệt hay không và mời họ ngồi ở khu vực chờ, có thể uống Welcome Drink trong lúc chờ đợi đến giờ lên phòng
• Bước 8: Giao chìa khóa phòng cho khách hàng và thông báo họ có thể lên nhận phòng
• Bước 9: Chào tạm biệt khách hàng và chúc quý khách một kỳ nghỉ vui vẻ.
• Bước 10: Nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ khách hàng lên hệ thống khách sạn và thông báo cho bộ phận liên quan đem hành lý, dẫn khách lên phòng. 

Quy trình check out khách sạn như thế nào?

Quy trình check out khách sạn như thế nào?

Đối với quy trình check out khách sạn cũng gồm có 10 bước cơ bản, tùy theo quy mô khách sạn và đối tượng khách hàng thì lễ tân sẽ linh hoạt trong quá trình thực hiện:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của khách hàng và hỏi thăm về kỳ nghỉ cũng như dịch vụ phòng của khách sạn có được khách hài lòng hay không.
• Bước 2: Hỏi số phòng và nhận chìa khóa phòng, đồng thời báo với bộ phận có liên quan để kiểm tra phòng (bộ phận Housekeeping).
• Bước 3: Kiểm tra trên hệ thống của khách sạn xem khách hàng cần trả thêm khoản phí dịch vụ nào hay không. Trong bước này, đợi bộ phận buồng phòng thông báo về tình trạng phòng và đồ uống và mà khách dụng. 
• Bước 4: Xác nhận thông tin các khoản phí với khách hàng và lập hóa đơn thanh toán, chuyển cho khách hàng để khách kiểm tra lại. 
• Bước 5: Thông báo số tiền tổng mà khách hàng phải thanh toán.
• Bước 6: Để khách hàng thực hiện thanh toán, nếu có sử dụng voucher thì đối chiếu xem khoản nào được dùng và khoản nào phải trả đúng; sau đó đính kèm voucher với hóa đơn. Trường hợp khách để công ty trả thì phải yêu cầu ký xác nhận và lưu hóa đơn để làm thủ tục thanh toán với công ty đó. 
• Bước 7: Nhận lại chìa khóa phòng và trả lại giấy tờ tùy thân cho khách cũng như những vật, đồ dùng được gửi trước đó. 
• Bước 8: Đóng mộc “Đã thanh toán” lên hóa đơn và đưa khách check-out card để nhân viên bellman mang hành lý ra xe. 
• Bước 9: Hỏi khách có cần tìm phương tiện di chuyển hay không và tư vấn thêm một số chương trình khuyến mãi nếu có. 
• Bước 10: Chào tạm biệt, hẹn gặp lại khách hàng, đồng thời nói “Cảm ơn” và chúc khách lên đường may mắn.

Như vậy, bạn đọc đã biết được quy trình check out cũng như check in tại một khách sạn chuyên nghiệp thông qua bài viết của chúng tôi. Sao Thái Bình là đơn vị chuyên cung cấp đồ dùng khách sạn, thiết bị khách sạn nhà hàng với hơn 15 năm kinh nghiệm. Nếu có nhu cầu đặt hàng, quý khách vui lòng liên liên hệ ngay đến chúng tôi thông qua địa chỉ website: https://saothaibinh.com hoặc gọi Hotline: 0986 76 76 25 - 0982 85 02 01 để được tư vấn miễn phí nhé!