Tìm hiểu mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn

Các bộ phận của khách sạn đều có mối quan hệ mật thiết với nhau, từ đó tạo nên một hệ thống vận hành hiệu quả nhất. Việc phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ nhau trong công việc là yếu tố quan trọng giúp khách sạn có thể phát triển bền vững. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu mối quan hệ đó ngay sau bài viết dưới đây nhé!

1. Các bộ phận của khách sạn được phân chia như thế nào?

Các bộ phận của khách sạn được phân chia như thế nào?

Trước khi tìm hiểu mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn đầu tiên cần hiểu rõ cơ cấu tổ chức, quản lý được phân chia như thế nào. Mỗi một bộ phận đều có những chức năng, nghiệp vụ khách sạn riêng. Và chúng được phân chia hợp lý để quá trình vận hành ổn định nhất. Cụ thể như sau: 

Các bộ phận của khách sạn phục vụ nhu cầu ăn uống và nghỉ ngơi

Đây là bộ phận sẽ đảm nhận vai trò phục vụ nhu cầu nghỉ ngơi, thư giãn và ăn uống của khách hàng khi ghé thăm khách sạn. Các bộ phận đó bao gồm:

• Bộ phận lễ tân
• Bộ phận buồng phòng
• Bộ phận nhà hàng

Các bộ phận của khách sạn hoạt động nội bộ

Là những bộ phận phía sau, tham gia vào quản lý nội bộ của khách sạn. Cụ thể đó là:

• Bộ phận kế toán – tài chính
• Bộ phận nhân sự
• Bộ phận kinh doanh/sale

Các bộ phận của khách sạn hoạt động chặt chẽ với nhau

Các bộ phận của khách sạn phục vụ nhu cầu trang thiết bị và an ninh

Để khách sạn có thể vận hành không bị gián đoạn, trang thiết bị và máy móc, hệ thống kỹ thuật luôn cần được đảm bảo ổn định. Đồng thời, an ninh trật tự đảm bảo an toàn, không có bất kỳ sự cố nào xảy ra thì khách hàng mới yên tâm lưu trú. Các bộ phận đó bao gồm:

• Bộ phận kỹ thuật
• Bộ phận an ninh/bảo vệ

>>> Tham khảo thêm: Chia sẻ bí quyết bảo quản khăn tắm khách sạn đúng cách

2. Mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn 

Việc phân bổ cơ cấu tổ chức của các bộ phận trong khách sạn là chưa đủ. Để quản trị khách sạn hiệu quả, các phòng ban, bộ phận riêng biệt cần phối hợp, hỗ trợ nhau tối đa nhất. Chỉ khi chủ đầu tư hiểu rõ được mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn như thế nào thì mới có thể hoàn thành công việc tốt nhất. Cụ thể như sau:

Lễ tân là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận

Lễ tân và Buồng Phòng

Đây là 2 bộ phận có mối quan hệ mật thiết, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Do đó, cần có sự hỗ trợ và liên lạc thường xuyên để nắm bắt thông tin, thực hiện tốt các công việc liên quan. 

• Lễ tân sẽ chịu trách nhiệm báo cho bộ phận buồng phòng về các phòng khách hàng đã đặt để bộ phận này sắp xếp nhân sự dọn dẹp, chuẩn bị đồ dùng tốt nhất.
• Sau khi chọn phòng, bộ phận buồng phòng sẽ phản hồi tình trạng phòng cho lễ tân biết. Nếu phòng đã được dọn dẹp sạch sẽ, trong tình trạng sẵn sàng thì bộ phận lễ tân sẽ thông báo và sắp xếp cho khách nhận phòng. Còn đối với trường hợp khách trả phòng, bộ phận buồng phòng sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, đồ dùng và trang thiết bị. Nếu tất cả đều không có vấn đề gì thì báo cho bộ phận Lễ Tân, tiến hành thủ tục trả phòng cho khách.

Lễ tân và Kỹ thuật

Tưởng chừng như không liên quan nhưng bộ phận lễ tân và kỹ thuật là có mối quan hệ hỗ trợ nhau về phương diện cơ sở hạ tầng, đồ dùng thiết bị của khách sạn.

• Bộ phận Lễ tân sẽ là bộ phận thông báo tới Kỹ thuật biết được tình trạng trang thiết bị cần sửa chữa. Để Kỹ thuật cắt cử nhân sự thay thế, sửa chữa kịp thời mà không làm gián đoạn hoạt động của khách sạn
• Bộ phận Kỹ thuật tiến hành thông báo về mức độ hư hỏng của các đồ dùng thiết bị trong phòng cho Lễ Tân. Nếu sự cố nặng cần thời gian để thực hiện thì Lễ Tân cần thông báo và thực hiện thủ tục chuyển phòng cho khách.

>>> Tham khảo thêm: Bí quyết chọn Khăn – đồ vải khách sạn theo từng phân khúc

Lễ tân và An ninh

Bộ phận an ninh đóng nhiệm vụ đảm bảo công tác an toàn

Nếu lễ tân là cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận thì an ninh lại đóng nhiệm vụ đảm bảo công tác an toàn cho khách hàng lưu trú. 

• Lễ tân sẽ là người thông báo đến bộ phận an ninh những vấn đề mà khách hàng phản hồi về an ninh, trật tự để kịp thời đưa ra hướng giải quyết
• Khi khách sạn xảy ra những hư hỏng về trang thiết bị, cầu thang xảy ra lỗi hay có sự đột nhập của kẻ gian,... thì bộ phận an ninh sẽ báo cho lên tân để kịp thời thông tin đến khách hàng.

Kế toán và Lễ tân

Lễ tân sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các hóa đơn và thanh toán của khách hàng khi làm thủ tục nhận và trả phòng. Sau đó chuyển đến bộ phận kế toán để làm báo cáo doanh thu.

Điều này rất quan trọng, giúp cho mọi hoạt động về tài chính khách sạn luôn được minh bạch, rõ ràng nhất.

Trên đây là bài viết chia sẻ về mối quan hệ giữa các bộ phận của khách sạn mà bạn nên biết. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm mua đồ dùng khách sạn như: Đồ dùng Amenities, đồ dùng buồng phòng, thiết bị vệ sinh khách sạn,... thì hãy liên hệ ngay với Sao Thái Bình. Đây là địa chỉ uy tín số 1 được khách hàng đánh giá cao. Để sở hữu được các sản phẩm chất lượng, giá tốt cho khách sạn thì đừng chần chờ gì nữa, hãy nhanh chóng nhất vui lòng liên hệ website: https://saothaibinh.com/ hoặc gọi đến Hotline: 0986767625 - 0982850201 bạn nhé!