Chức năng, nhiệm vụ chính của các bộ phận trong khách sạn

Vận hành khách sạn cần rất nhiều bộ phận phối hợp với nhau. Mỗi một bộ phận trong khách sạn sẽ nắm giữ vai trò, chức năng và nhiệm vụ riêng để giúp công việc kinh doanh ngày càng phát triển bền vững.

1. Điều hành - Bộ phận trong khách sạn có quyền lực cao nhất

Điều hành - Bộ phận trong khách sạn có quyền lực cao nhất

Điều hành là bộ phận trong khách sạn có quyền lực cao nhất. Bởi đây là bộ phận bao gồm các lãnh đạo, giám đốc của khách sạn. Mọi quyết định quản trị khách sạn liên quan đến sự phát triển của doanh nghiệp đều do bộ phận này ban hành. 

Cơ cấu nhân sự

Bộ phận điều hành sẽ bao gồm: Tổng giám đốc, Phó giám đốc, Trợ lý/ thư ký Tổng giám đốc, Trợ lý/ thư ký Phó giám đốc.

Chức năng, nhiệm vụ

• Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động của khách sạn
• Gặp gỡ đối tác, chủ đầu tư lớn
• Đọc báo cáo của các trưởng bộ phận, Tiến hành họp và đưa ra quyết định chiến lược phát triển khách sạn

2. Bộ phận lễ tân 

Bộ phận lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn. Đây là bộ phận trong khách sạn đầu tiên khách hàng, đối tác gặp gỡ khi đến. Và cũng là bộ phận kết nối, tương tác trực tiếp đầu tiên với khách hàng.

Bộ phận lễ tân được xem là bộ mặt của khách sạn

Cơ cấu nhân sự

• Vị trí đặt chỗ, tiếp nhận thông tin khách hàng trên hệ thống
• Vị trí đón tiếp khách
• Vị trí thu ngân, tiến hành thực hiện các thủ tục liên quan đến thanh toán, hóa đơn cho khách
• Vị trí nhân viên tổng đài lễ tân. Sẽ là người trực điện thoại Hotline để xử lý các cuộc gọi từ khách hàng
• Vị trí quản lý lễ tân, chịu trách nhiệm giám sát, phân bổ và quản lý tất cả các công việc của nhân viên để đạt hiệu suất cao nhất. Và đây cũng là vị trí giải quyết các khiếu nại, làm xoa dịu khách hàng khi không có sự hài lòng về dịch vụ khách sạn
• Vị trí nhân viên hành lý bên ngoài đại sảnh. Là người sẽ đảm nhận xách hành lý, hướng dẫn khách đến quầy lễ tân để thực hiện các bước thủ tục nhận phòng.

Chức năng, nhiệm vụ

• Thực hiện đón khách, tiếp nhận thông tin khách hàng
• Hướng dẫn khách hàng các bước thủ tục nhận phòng và trả phòng
• Cập nhật thông tin khách hàng như; Thông tin cá nhân, thông tin phòng, thông tin ngày nhận và trả phòng,...trên hệ thống
• Kết hợp cùng các bộ phận khác để đảm bảo hoạt động của khách sạn luôn ổn định

3. Bộ phận buồng phòng 
Bộ phận buồng phòng là bộ phận trong khách sạn duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời nhất trong quá trình lưu trú. 

Cơ cấu nhân sự

• Vị trí giám đốc buồng phòng: Người chịu trách nhiệm quản lý, đánh giá, phân công nhân viên. 
• Vị trí giám sát buồng phòng: Người giám sát hiệu suất công việc của nhân viên buồng phòng đến khi nào đạt tiêu chuẩn quy định.
• Vị trí điều phối viên: Người chịu trách nhiệm thông tin, kết nối với các bộ phận khác
• Vị trí nhân viên dọn phòng: Người chịu trách nhiệm dọn dẹp sạch sẽ phòng ngủ của khách sạn. Đồng thời bổ sung đồ dùng Amenities hằng ngày theo quy định
• Vị trí nhân viên giặt là: Người chịu trách nhiệm thu gom quần áo bẩn, khăn tắm khách sạn, vỏ chăn ga gối đệm bẩn,.... các phòng để giặt sạch. Phân loại và tiến hành giặt sạch đồ.

Bộ phận buồng phòng là bộ phận trong khách sạn duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ

Chức năng, nhiệm vụ

• Dọn dẹp phòng ngủ luôn sạch sẽ, ngăn nắp và đảm bảo vệ sinh để đón tiếp khách hàng
• Vệ sinh khu vực tiền sảnh, công cộng trên ngoài phòng ngủ
• Kiểm tra và bổ sung đầy đủ các đồ dùng buồng phòng còn thiếu hàng ngày
• Thu gom nội thất đồ vải bẩn và thay thế bằng các sản phẩm mới theo ngày để khách hàng sử dụng
• Phối hợp cùng các bộ phận khác để nắm bắt tình hình thuê phòng của khách hàng.

Tham khảo thêm bài viết khác:

Khách sạn cao cấp sử dụng loại ga giường nào? 

Điểm vượt trội của bình đựng dầu gội sữa tắm khách sạn bằng sứ

4. Bộ phận ẩm thực 

Bộ phận ẩm thực là bộ phận phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng. Bộ phận này còn được gọi là F&B với các dịch vụ chính như: Nhà hàng, đồ uống, tiệc, phòng.

Cơ cấu nhân sự

Bao gồm: Trưởng bộ phận ẩm thực, Trưởng bếp, Bếp phó, Quản lý nhà hàng, Giám sát nhà hàng, Quản lý quầy bar, Nhân viên phục vụ bàn, Nhân viên tiếp thực, Nhân viên tổ chức sự kiện, Nhân viên pha chế, Trưởng tạp vụ.

Chức năng, nhiệm vụ

• Chế biến thức ăn phục vụ nhu cầu ăn uống của thực khách
• Đón tiếp, nhận thông tin thực đơn khách yêu cầu
• Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách tại bàn
• Dọn dẹp, vệ sinh khu vực nhà hàng trước và sau khi khách đến
• Phối hợp với các phòng ban khác để phục vụ khách hàng chu đáo nhất

5. Bộ phận kinh doanh tiếp thị

Là bộ phận trong khách sạn tìm kiếm khách hàng, mang doanh thu về. Đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự phát triển của khách sạn. 

Cơ cấu nhân sự

Bao gồm các nhân sự là: Giám đốc Kinh doanh & Tiếp thị, Nhân viên chăm sóc khách hàng, Nhân viên kinh doanh - Tiếp thị mảng đại lý du lịch, doanh nghiệp, Nhân viên kinh doanh - Tiếp thị online và Nhân viên marketing

Chức năng, nhiệm vụ

• Bộ phận kinh doanh và tiếp thị sẽ đảm nhận nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch tiếp thị, quảng cáo để bán hàng, thu hút khách hàng biết đến khách sạn
• Chăm sóc khách hàng tiềm năng, chuyển đổi họ thành khách hàng thường xuyên để tăng doanh thu
• Trả lời kịp thời các vấn đề khách hàng quan tâm đến dịch vụ của khách sạn qua các trang truyền thông xã hội
• Tham mưu cho Ban giám đốc để mở rộng thị trường

6. Bộ phận tài chính – kế toán 

Bộ phận tài chính – kế toán là bộ phận nắm vai trò kiểm soát các biến động tài chính của khách sạn. Các khoản thu chi đều phải qua bộ phận này

Cơ cấu nhân sự 

Bao gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán công nợ, Thu ngân tổng hợp, Thủ kho và Nhân viên thu ngân

Chức năng, nhiệm vụ

• Theo dõi và kiểm soát các biến động tài chính của khách sạn
• Cân đối tài chính để ra các quyết định về chi phí hợp lý
• Tối ưu hóa chi phí cho khách sạn, hạn chế rủi ro về tài chính
• Quản lý sổ sách tài chính bao gồm các khoản thu và chi của khách sạn
• Quản lý công nợ của khách sạn

Vận hành khách sạn cần rất nhiều bộ phận phối hợp với nhau

7. Bộ phận hành chính – nhân sự 

Đây là bộ phận trong khách sạn nắm vai trò liên quan đến quản trị con người. Thực hiện các chức năng tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và báo cáo nhân sự. 

Cơ cấu nhân sự 

Bao gồm: Giám đốc nhân sự và các chuyên viên Nhân sự

Chức năng, nhiệm vụ

• Tuyển dụng và quản lý nhân sự
• Sắp xếp nhân sự
• Đào tạo và ban hành các quy chế làm việc
• Theo dõi, đánh giá năng lực nhân sự thường xuyên

8. Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh là một trong những bộ phận trong khách sạn không thể thiếu. Với chức năng nhiệm vụ đảm bảo an toàn trật tự và bảo vệ tài sạn của khách hàng, nhân viên trong khách sạn. Giúp khách hàng yên tâm lưu trú.

Cơ cấu nhân sự 

Bao gồm: Trưởng bộ phận an ninh và Nhân viên an ninh

Chức năng, nhiệm vụ

• Bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn
• Đảm bảo an toàn cho khách hàng về người và tài sạn
• Thường xuyên đi tuần tra, trực ban theo ca để giám sát tòa nhà 24/24h
• Trông giữ tài sản, xe và đồ đạc khách hàng yêu cầu
• Hỗ trợ lễ tân đón tiếp, hướng dẫn và chuyển hành lý của khách hàng.

Trên đây là bài viết chia sẻ về chức năng, nghiệp vụ khách sạn chính của các bộ phận trong khách sạn mà bạn nên biết. Mong rằng với những phút lưu lại trên bài viết đã mang đến cho các bạn độc giả thêm nhiều kiến thức bổ ích hơn. Để sở hữu được các sản phẩm chất lượng, giá tốt cho khách sạn thì đừng chần chờ gì nữa, hãy nhanh chóng nhất vui lòng liên hệ website: https://saothaibinh.com/ hoặc gọi đến Hotline: 0986767625 - 0982850201 bạn nhé!